Was für manche bereits absolute Routine im geschäftlichen Alltag ist, stellt andere – häufig auch alteingesessene Angestellte vor eine Herausforderung: Die Geschäftsreise. Denn Dienstreisen sind meist purer Stress, schließlich muss das Image des Unternehmens repräsentiert werden, die Arbeit auf Geschäftsreisen übersteigt meist das Pensum des Alltags oder ist gar etwas völlig Neues. Und dann gibt es da noch die üblichen Reisebelastungen wie das Erwischen des Flugzeugs, den reibungslosen Ablauf von Bahnfahrten und Check-Ins und natürlich das Gepäck. Schon längst sind Dienstreisen nicht mehr nur etwas für Geschäftsführer und Manager, sondern immer mehr Arbeitnehmer werden auf dienstliche Reisen geschickt. Wie eine Geschäftsreise erfolgreich geplant und durchgeführt wird, verrät dieser Ratgeber.
Gut geplant ist gut gereist
Eine erfolgreiche Geschäftsreise beginnt bereits vor dem eigentlichen Reiseantritt. Denn die Vorbereitung und Planung ist natürlich bei einem geschäftlichen Ausflug noch viel entscheidender als bei einer privat unternommenen Reise. Grundsätzlich entscheidet natürlich die Länge des Trips über das Gepäck. Gerade auf kürzeren Reisen hat sich durchaus etabliert, dass Geschäftsleute nur mit Handgepäck reisen. Dies erspart am Flughafen wichtige Zeit. Wird die Kleidung nicht gefaltet, sondern gerollt, passt auch mehr in jeden Koffer. Theoretisch können auch Vakuumbeutel zum Einsatz kommen, diese sind für Hemden, Blusen und Jacketts jedoch nur bedingt geeignet. Auch bei der Technik lohnt sich eine entsprechende Vorbereitung, denn leichtere Laptops oder Tablets mit Tastatur in der Hülle sind auf Reisen einfach praktischer als klobige Technik. Natürlich sollte die Technik auch geladen werden. Denn auch wenn Steckdosen in Zügen verfügbar sind, ist kaum etwas so ärgerlich wie ein schwarzes Display am Zielort. Ein guter Tipp gegen Diebstahl ist das komplette Scannen aller Reisedokumente wie Pässe, Buchungsbestätigungen oder Flüge – auch wenn diese meist ohnehin digital vorliegen. Wer empfindliche Firmendaten bei sich trägt, sollte außerdem sicherstellen, dass alle technischen Geräte passwortgeschützt sind und Verträge nicht offen und sichtbar im Gepäck liegen.
Auf Reisen – Zeit sparen und schnell ans Ziel gelangen
Ob mit Flugzeug oder Bahn, Geschäftsreisende sollten stets darauf achten, dass sie ihre erste Verbindung mit etwas Spielraum erwischen. Anschlüsse warten, doch ist der Zug erst einmal abgefahren, hängt der gesamte Zeitplan. Flugzeuge und Bahnen bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile. In der Bahn ist es meist etwas leichter, zu arbeiten. Gerade auf längeren Strecken ist ein Flieger aber meist die bessere Wahl. Zur schnellen Orientierung sind Schilder ein gutes Indiz, besser funktioniert das noch mit etwas Vorbereitung. Denn immer mehr Flughäfen lassen sich bei Google Street View begehen. Auch bei den Sicherheitskontrollen lässt sich Zeit sparen. Familien können auch in kurzen Schlangen für lange Wartezeiten sorgen. Geschäftsreisende sind da meist geübter. Bei der Kontrolle selbst sollte unbedingt darauf geachtet werden, alle metallischen Gegenstände, Kleingeld, Smartphone und Schlüssel selbständig im Plastikbehälter zu verstauen. Wer vor Ort noch einmal die Gelegenheit hat, sich zumindest kurz umzuziehen, sollte außerdem bequemeres Schuhwerk wählen.
Die Checkliste: das muss unbedingt mit auf Geschäftsreise:
Wichtigstes Utensil eines Geschäftsreisenden ist das Gepäck. Die passenden Business Trolleys sind flexibel, lassen sich schnell führen und bieten dennoch genug Schutz für Laptops und Dokumente. Auch Kostüme und Anzüge lassen sich in einem solchen Business Trolley knitterfrei zum Zielort bringen.
Kompakte Technik ist ein Muss. Wer noch keinen kleinen Laptop, oder kein Tablet besitzt, sollte vor der Geschäftsreise aufrüsten. Neben Netzteilen sind in vielen Ländern auch Reiseadapter erforderlich. Ausweis, Pass, Buchungsbestätigungen, Tickets, Badges für Messen, etc. – alle wichtigen Dokumente, die für die Reise notwendig sind. Bei der passenden Kleidung gibt es keine Pauschalempfehlung, schließlich unterscheiden Dresscodes sich von Branche zu Branche. Im Zweifelsfall sollten Reisende sich dem Stil der Veranstaltung oder des Kunden anpassen. Schnelles Internet ist zum Arbeiten (oder auch nur zur Orientierung in fremden Städten ein Muss). Während das Mobilfunknetz in vielen Ländern deutlich schneller ist, ist WLAN in vielen Hotels gerade einmal schnell genug, um die Mails zu checken. Pocket Router und Verträge mit kulanten Roamingpaketen bieten hier Abhilfe.
Positiver Stress ist gut, auch auf dem Business Trip
Stress hält wach und aufmerksam, deswegen ist ein wenig positive Aufregung durchaus angebracht, bevor es auf Reisen geht. Das muss nicht gleich zu schlaflosen Nächten führen, aber hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen. Und auf dem Business Trip selbst müssen auch Geschäftsreisende lernen, zu entspannen oder die Zeit zu nutzen. Auch Reisezeit ist keine verlorene Zeit, sondern man kann etwas Papierkram erledigen, sich bei Podcasts entspannen oder im Zug sogar noch etwas Schlaf nachholen. Die Vorbereitung ist das A und O für jede Geschäftsreise. Insbesondere dann, wenn es sich um die erste Geschäftsreise handelt. Die Routine kommt schon noch. Mit der Zeit können Dienstreisen auch eine willkommene Abwechslung sein.
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